English Business Letter

Letter Head (kepala surat)

suatu tulisan yang terdapat di atas selembar kertas surat, biasanya disebut sebagai kop surat. Kop surat biasanya terdiri dari nama, alamat, logo dan biasanya berisikan informasi alamat dari pengirim surat tersebut.

Date

suatu tulisan yang berisikan informasi tentang tanggal, bulan, tahun dari pembuatan surat tersebut. Ada perbedaan dalam penulisan date antara British style dan American style, jika British style menuliskan date dimulai dari tanggal, bulan, kemudian tahun. Dan letak dari date tersebut berada di pojok kanan atas. (10 January 1994)

Sedangkan American style menuliskan date dimulai dari bulan, tanggal, kemudian tahun. Dan letak dari date tersebut berada di pojok kanan atas juga. (January 10,1994)

Inside Address

adalah suatu alamat dimana kita akan mengirimkan surat kepadanya. Buatlah dengan selengkap mungkin. Termasuk judul, nama, dan informasi jika pengirim mengetahui tentang si penerima. Dalam penulisan inside address terdapat perbedaan antara American style dan British style. Jika American style menuliskan inside address tepat di bawah tanggal. Sedangkan British style menuliskan inside address sebaris dengan tanggal, jadi inside address berada di kiri sedangkan tanggal berada di kanan.

Salutation

adalah ucapan yang digunakan dalam surat atau komunikasi tertulis lainnya, Salam tersebut dapat ditulis secara formal atau informal. Bentuk paling umum dari salam tersebut adalah Dear kemudian diikuti oleh nama penerima jika kita mengetahui nama si penerima surat.

Jika kita tidak mengetahui si penerima surat maka kita bisa menggunakan kata yang lain seperti :

Body of Letter

adalah bagian antara ucapan dan penutupan. Yang berisi pesan dari surat itu. Biasanya pada paragraf pertama berisikan tentang ramah-tamah yang membuat perhatian si pembaca terfokus untuk paragraf selanjutnya, serta alasan dari penulisan surat, pada paragraf selanjutnya dijabarkan informasi penting secara keseluruhan dan panjang lebar dari penulisan surat. Paragraf penutup biasanya menjelaskan tentang tujuan dari pembuatan surat, serta meminta kepada pembaca untuk menindaklanjutinya (membalas surat).

Bagian utama surat harus berbentuk format :

-          Single spasi antar baris

-          Baris kosong setiap berganti paragraf baru

Complimentary Close

Berupa salam penutup yang merupakan salah satu penghormatan dari si pembuat surat. Berikan tempat atau lahan kosong untuk tanda tangan pembuat surat yang disertai dengan nama.

-  British English

-    Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”

-    Jika  nama  penerima  surat  tidak  dicantumkan  pada  salam  pembuka     maka  digunakan

“Faithfully”

-   Jika pada salam pembuka di akhir baris terdapat tanda baca koma (,) maka di akhir baris pada salam penutup juga dicantumkan tanda baca koma (,). Contoh : Dear Mr Evan, (Salam Pembuka) maka Yours sincerely, / Sincerely yours, (Salam Penutup).

- American English

-  Nama   penerima   surat   pada   salam   pembuka   dicantumkan   atau   tidak   maka   digunakan

“Sincerely”.

Di bawah ini merupakan bagian – bagian dari complementary close yang dapat kita gunakan, jangan sampai salah dalam penulisan complementary close, cek terlebih dahulu apakh surat kita termasuk surat formal, professional, atau friendly.

Formal : Sincerely, Cordially, Respectfully yours, Very truly yours, Respectfully Professional : Regards, Kind regards, With warm regards, Yours truly

Friendly : Best wishes, Warmest wishes, All the best, Thanks for your help.

Signature (dari bahasa Latin: signare, "untuk tanda")

adalah penggambaran tulisan tangan nama seseorang, nama panggilan, atau bahkan symbol sederhana tentang seseorang yang menulis pada dokumen sebagai bukti identitas penulis. Dengan tanda tangan si penerima surat dapat mengidentifikasi dengan mudah siapa pembuatnya.

Type Name

berisikan nama dari seseorang yang menandatangani surat tersebut, dan terletak persis di bawah tanda tangannya.

Format dari English Business Letter

1.    Full Block style

Format ini menyusun seluruh bagian surat berada di posisi rata kiri.

2.      Modified Block style

Format ini membentuk surat dengan posisi letter head, date, complementary close, dan signature berada pada rata kanan. Sedangkan bagian surat yang lain seperti salutation, dan body text berada pada rata kiri. 

3.      Semi-Block

Format ini membentuk surat dengan posisi letter head, date, complementary close, signature, dan type name berada pada rata tengah surat, seperti contoh layout di bawah ini. Kemudian bagian surat yang lain berada pada rata kiri (salutation, inside address, dan body text ). Dan pada setiap awal paragraph dari isi surat memiliki spasi. 

4.      Indented style

Suatu format yang mempunyai ciri bergigi atau berbentuk menyerupai gergaji pada bagian – bagian tertentu, dan untuk penulisan pargraphnya sama dengan semi block style. Agar lebih jelas lihat gambar di bawah. Biasanya dalam format ini yang bergigi ada pada bagian inside address, complimentary closing, signature, dan typed name. Kemudian untuk date rata kiri dan salutation berada di kanan. Untuk body text ditulis dengan paragraph yang setiap pergantian paragraph diberikan line spacing. 

5.      Hanging style

Suatu format yang mempunyai ciri paragraph bergantung. Maksudnya bergantung di sini ialah baris paragraph teratas yang biasanya menjorok ke dalam kini digeret keluar hingga melampaui batas tepi baris di bawahnya, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Untuk bagian yang lain seperti inside address dan salutation ditulis di kiri, dan untuk date, complimentary closing, signature dan type name berada diposisi tengah. 

Sumber : 

http://www.cyberbee.com/science/buslet.gif

http://en.wikipedia.org/wiki/ http://www.savvy-business-correspondence.com/

http://www.ego4u.com/en/business-english/communication/business-letter

http://www.career-tools-hq.com/cover-letter-format.html

http://books.google.co.id/books?id=pTtO6274UysC&pg=PA95&lpg=PA95&dq=hanging+paragraf&source=bl&ots=nJnYumMG4d&sig=3pGQzJu6rJQUpayKte95rJzrFno&hl=id&ei=uIOXTp3xOcKrrAePkuWHBA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CBgQ6AEwAA#v=onepage&q=hanging%20paragraf&f=true